e-Akta. Teraz prościej i taniej

0
31

Od stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy, które ułatwią przechowywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców i obniżą koszty związane z ich przechowywaniem. Pracodawcy będą mogli prowadzić i przechowywać dokumentację w wybranej przez siebie postaci – papierowo lub elektronicznie. Co więcej, za nowo zatrudnionych pracowników będzie ona przechowywana przez 10 lat, a nie 50 lat.

Dotychczas w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji  kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest ona przechowywana przez 10 lat, a w Danii zaledwie 5. Od stycznia także w Polsce skrócił się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. O tym, jak długo pracodawca będzie przechowywał dokumentację pracowniczą, decyduje przede wszystkim data rozpoczęcia pracy u pracodawcy- informuje Krystyna Michałek, rzecznik regionalny ZUS województwa kujawsko-pomorskiego.zus1 1024x512 - e-Akta. Teraz prościej i taniej

Dla nowo zatrudnionych pracowników i zleceniobiorców od stycznia 2019 r.  pracodawcy będą przechowywać dokumentację pracowniczą przez skrócony okres – 10 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Dla pracowników, którzy zatrudnieni zostali po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem  1 stycznia 2019 r. pracodawca może skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko wówczas, gdy:

    • złoży oświadczenie (ZUS OSW) o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych (ZUS RIA), oraz
    • przekaże do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) za każdego pracownika/zleceniobiorcę zatrudnionego po raz pierwszy w tym okresie.

Raport informacyjny ZUS RIA zastąpi obowiązek wystawiania przez pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń m.in. o wypłaconym przychodzie niezbędnym do ustalenia podstawy wymiaru emerytury według starych zasad lub renty z tytułu niezdolności do pracy, o okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.  Dane z tych dokumentów ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego i będą one uwzględniane przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości.
Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1999r. pracodawca będzie musiał przechowywać przez 50 lat. Tak będzie również, gdy w dokumentacji pracownika są dane o okresach związanych z pracą górniczą.

Jaki jest termin na złożenie raportu ZUS RIA

Jeżeli pracownik zatrudniony w okresie 1999-2018 r. nadal pracuje (po złożeniu oświadczenia  (ZUS OSW), to pracodawca składa za niego raport informacyjny (ZUS RIA) dopiero po zakończeniu stosunku pracy, czyli wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń (ZUS ZWUA). Za pracowników, którzy zakończyli pracę przed złożeniem oświadczenia (ZUS OSW), pracodawca zobowiązany jest złożyć raporty ZUS RIA najpóźniej  w terminie 12 miesięcy od dnia złożenia tego oświadczenia.

Zmiany w bieżąco składanych dokumentach

Od stycznia 2019 r. pracodawca będzie przekazywał więcej informacji związanych z zatrudnieniem pracowników i zleceniobiorców. W miesięcznych raportach ZUS RPA – płatnik będzie przekazywać szersze dane o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej za pracowników i zleceniobiorców. Raport RPA pracodawca będzie przekazywał tylko za ten miesiąc, w którym:

    • wypłaci pracownikowi przychód należny za lata poprzednie, np. wypłaci w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018r.
    • obok świadczeń z tytułu niezdolności do pracy lub macierzyństwa, np. obok zasiłku chorobowego wypłaci pracownikowi składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Z kolei w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) pracodawca będzie przekazywał informacje o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz informację, z czyjej inicjatywy został on rozwiązany. ZUS dostosował też formularz ZUS DRA do płatności na jeden rachunek. Pojawiło się w nim pole  z łączną kwotą do zapłaty za dany okres rozliczeniowy. 

Dane, które przekaże pracodawca w raportach ZUS RIA i ZUS RPA, ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu nie będą potrzebne dodatkowe dokumenty do wniosku o przyznanie świadczenia albo jego przeliczenie. Wyjątkiem są dokumenty potwierdzające okresy pracy do 31 grudnia 2008 r. w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Jeśli na podstawie danych od pracodawcy ZUS nie będzie mógł ustalić, czy wykonywana praca uprawnia do emerytury pomostowej lub wcześniejszej emerytury, poprosi pracownika o przedstawienie dodatkowych dokumentów.

Więcej informacji na temat zakresu danych, jakie będą wykorzystywane w nowych raportach ZUS RIA i ZUS RPA oraz zmian wprowadzonych w formularzach ZUS ZWUA, ZUS DRA, informacji rocznej oraz miesięcznej dla osoby ubezpieczonej można znaleźć na stronie www.zus.pl oraz www.e-akta.gov.pl

Szkolenia
Wszelkie kwestie, które dotyczą e-AKTA, zostaną omówione podczas szkoleń „E-akta – zmiany w zasadach przechowywania akt pracowniczych”, które organizuje bydgoski i toruński oddział ZUS:

  • w Bydgoszczy, budynek ZUS przy ul. Św. Trójcy 33 w terminie:
    – 01.2019 r.
    – 02.2019r.
    – 03.2019r.
    – 05.2019r.
    – 06.2019 r.Rozpoczęcie szkolenia o godz. 9:00. Zapisy na szkolenie pod nr. tel. 52 34 -18 -157,
    e-mail [email protected]
  • w Inowrocławiu, budynek ZUS przy ul. Solankowa 15 w terminie:
    – 02.2019r.
    – 04.2019r.
    – 06.2019r.Rozpoczęcie szkolenia o godz. 9:00. Zapisy na szkolenie pod nr tel.  52 356 10 22,
    e-mail [email protected], [email protected].
  • w Toruniu, budynek ZUS przy ul. Mickiewicza 33/39, sala 41 w terminie:
    – 02.2019r.
    – 03.2019r.
    – 03.2019r.
    – 04.2019r.
    – 05.2019r.
    – 06.2019r.Rozpoczęcie szkolenia o godz. 12:30. Zapisy na szkolenie pod nr. tel. 56 610 93 12
  • w Grudziądzu, budynek ZUS przy ul. Wybickiego 39, sala 302A w terminie:
    – 01 2019r.
    – 02.2019r.Rozpoczęcie szkolenia o godz. 09:00.  Bez zapisów.
  • We Włocławku, budynek ZUS przy ul. Płocka 167, sala 104 w ostatni piątek miesiąca:
    – 01.2019r.
    – 02.2019r.
    – 03.2019r.
    – 04.2019r.
    – 05.2019r.
    – 06.2019r.Rozpoczęcie szkolenia o godz. 11:00.  Bez zapisów.Krystyna Michałek
    Rzecznik Regionalny ZUS
    Województwa Kujawsko-Pomorskiego

 

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here